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Base Legal: Obrigações Legais

A obrigação legal é aplicável como base legal quando é necessário processar dados pessoais para cumprimento da lei ou de uma obrigação legal. Neste caso, deve haver uma disposição legal específica ou uma fonte apropriada de aconselhamento ou orientação que estabeleça claramente a obrigação.
Tal não se aplica às obrigações contratuais e não se aplica quando é razoavelmente possível alcançar o mesmo objetivo sem processar dados pessoais.
Como sempre, a ação deve ser documentada para justificar o porquê e como os dados pessoais foram recolhidos e processados.

Quando se aplica?

Esta base legal é aplicada quando uma organização é obrigada a processar os dados pessoais para cumprimento da lei.
É necessário ter em consideração de que a Razão 41 confirma que esta  não tem de ser uma obrigação estatutária explícita, desde que a aplicação da lei seja de aplicação previsível. Por esta razão, inclui obrigações claras de direito comum.

De forma simples, é aplicada sempre que um estado membro ou a legislação da UE assim o obrigar, porque o objetivo geral é cumprir uma obrigação legal que tenha uma base suficientemente clara no direito comum ou no estatuto.

Obviamente, exige a identificação da obrigação em questão, seja por referência à disposição legal específica, seja por indicação de uma fonte adequada de orientação ou conselho que a defina claramente. Por exemplo, pode referir um site do governo ou uma orientação geral da indústria ou setor que explique as obrigações legais aplicáveis.

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Princípios do RGPD

O RGPD define as principais responsabilidades das organizações no que respeita à proteção de dados e processamento de dados pessoais.

O Artigo 5 do RGPD introduz os dois pilares da proteção e processamento dos dados pessoas. De forma simples, introduz os princípios relacionados com os dados e quem é responsável pelo seu cumprimento.

Princípios dos Dados Pessoais

Ao abrigo do RGPD, os dados pessoais serão:

  • objeto de um tratamento lícito, leal e transparente em relação ao titular dos dados;
  • recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas e não podendo ser tratados posteriormente de uma forma incompatível com essas finalidades; o tratamento posterior para fins de arquivo de interesse público, ou para fins de investigação científica ou histórica ou para fins estatísticos, não é considerado incompatível com as finalidades iniciais;
  • adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados;
  • exatos e atualizados sempre que necessário; devem ser adotadas todas as medidas adequadas para que os dados inexatos, tendo em conta as finalidades para que são tratados, sejam apagados ou retificados sem demora;
  • conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados; os dados pessoais podem ser conservados durante períodos mais longos, desde que sejam tratados exclusivamente para fins de arquivo de interesse público, ou para fins de investigação científica ou histórica ou para fins estatísticos, sujeitos à aplicação das medidas técnicas e organizacionais adequadas exigidas pelo presente regulamento, a fim de salvaguardar os direitos e liberdades do titular dos dados;
  • tratados de uma forma que garanta a sua segurança, incluindo a proteção contra o seu tratamento não autorizado ou ilícito e contra a sua perda, destruição ou danificação acidental, adotando as medidas técnicas ou organizacionais adequadas.

Como é compreensível acima, existem limitações de finalidade e conservação onde os tratamento dos dados foi, de alguma forma, estendido.
Existem assim garantias e derrogações relativas ao tratamento para fins de arquivo de interesse público ou para fins de investigação científica ou histórica ou para fins estatísticos, tal como especificado no Artigo 89.

Responsável

Ao abrigo do RGPD, é necessária a existência de um responsável que será

responsável pelo cumprimento e ter forma de o comprovar.

De forma simples, as organizações têm de ter um Data Protection Officer (commumente referido como DPO) que é responsável por garantir o cumprimento e demonstrar esse cumprimento no que toca aos princípios dos dados pessoais.

Dependendo do tamanho da organização, o DPO poderá ser alguém da própria organização, exceptuando os casos de administradores, por óbvias razões de potenciais conflitos.

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O que é o RGPD

O RGPD, comummente também referido como GDPR por ser a sigla em inglês de General Data Protection Regulation, refere-se ao regulamento europeu 2016/679 sobre proteção e dados pessoais.

O RGPD define os direitos e obrigações legais relativos à recolha, processamento e circulação de dados pessoais dos cidadãos da UE. Fornece um nível de proteção elevado e coerente, equivalente em todos os Estados Membros, e é extensível às organizações externas à UE que trabalham com dados pessoais dos cidadãos da UE.

As obrigações relacionadas com a manipulação de dados pessoais abrangem agora situações como o direito a ser esquecido e a obrigatoriedade de informar o regulador no caso de existir uma violação de segurança que possa comprometer o acesso aos dados pessoais por pessoas não autorizadas para o efeito.

Afinal o que são “dados pessoais”?

De forma simples, são todos os dados sobre uma pessoa que uma organização recolhe, armazena e transmite: formulários web, cookies, preferências de utilizador, relatórios médicos, recibos de vencimento, etc.. O RGPD reforça o processamento dos dados pessoais de forma legal, justa e transparente em relação à pessoa em causa.
Ao nível legal, no RGPD os dados pessoais são definidos como

informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular

Consulte o Artigo 4 para mais informação.

E os dados altamente sensíveis?

O RGPD leva em consideração tipos especiais de dados altamente sensíveis, como seja informação médica, convicções criminais, vida sexual, orientações políticas, dados genéticos, etc.. Em tais casos, aplicam-se regras especiais.

Consulte o Artigo 9 para mais informação.

A quem se aplica?

O RGPD aplica-se a todas as pessoas e organizações que recolham, reúnam, transmitam ou processem de qualquer forma os dados pessoais dos cidadãos da União Europeia. Sim, isso significa que as organizações não pertencentes à UE têm igualmente de cumprir com este regulamento quando tratam dados pessoais de cidadãos da UE.

As micro, pequenas e médias empresas têm níveis de conformidade um pouco mais simplificados. Tal inclui uma derrogação para organizações com menos de 250 colaboradores em relação à manutenção de registos.

As organizações públicas e de direito penal são abrangidas por regras especiais, uma vez que abordam questões específicas de índoles nacionais e europeias.

Quão difícil é cumprir com o RGPD?

Como é obviamente compreensível, tal dependerá de quão grande seja sua organização, o que ela faz e como ela já aborda o processamento de dados pessoais.

A melhor estratégia para a conformidade começa com uma avaliação realizada por uma equipe multidisciplinar composta por pessoas certificadas em RGPD, advogados conhecedores do RGPD e uma equipa de TI pragmática que compreende verdadeiramente o RGPD.

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